التزويد فى المكتبات ومراكز المعلومات اعداد : ثريا مصطفى ابو الفتح طالبة بالفرقة الرابعة - قسم المكتبات - كلية الاداب – جامعة المنوفية المقدمة مما لا شك فيه ان التزويد من اهم العمليات التى تتم فى المكتبة – ومن هنا يمكن القول ان عملية التزويد واحدة من من

التزويد فى المكتبات ومراكز المعلومات

اعداد : ثريا مصطفى ابو الفتح
طالبة بالفرقة الرابعة - قسم المكتبات - كلية الاداب – جامعة المنوفية

المقدمة
مما لا شك فيه ان التزويد من اهم العمليات التى تتم فى المكتبة – ومن هنا يمكن القول ان عملية التزويد واحدة من من أهم العمليات المكتبية بشكل عام والعمليات الفنية بشكل خاص فهو المبرر الأساسي لوجود المكتبة لكونة يوفر ما يحتاج المستفيد من مصادر المعلومات
كما ان للتزويد اهميته فى زيادة حجم المقتنيات مما يزيد من كفاءتها فى تلبية احتياجات مجتمع المكتبة من المعلومات

تعريف عملية التزويد
التزويد لغويا من الزيادة ويعنى اضافة مواد مكتبية جديدة الى الرصيد الحالى من المواد المكتبية حيث ان الهدف من هذه العملية هو تلبية احتياجات مجتمع المكتبة الى المعلومات بالاضافة الى معالجة مواطن الضعف فى المجموعة الحالية

وهو يعنى ايضا اقتناء المزيد من المواد المكتبية من مصادرها المختلفة ووفق الاسس المحددة لاختيار هذه المواد

وهو عملية متابعة الإجراءات التي تتخذها المكتبة من اجل الحصول على مصادر المعلومات التي تم اختيارها , ولا تقتصر عملية التزويد على تأمين مصادر المعلومات التي تم اختيارها للمكتبة من خلال قبول الهدايا أو التبادل بين المكتبات والشراء التعاوني لمصادر المعلومات بل تتضمن شراء المصادر أيضا .

ويطلق مصطلح تنمية المجموعات على عدد من العمليات المكتبية التى لا تقتصر على عمليات التزويد كما يظن البعض، بل تتضمن العمليات التالية :-
1- التعرف على مجتمع المستفيدين من حيث خصائصهم وحاجاتهم للمعلومات.
2- تطوير سياسة لبناء وتنمية المجموعات قادرة على إشباع حاجات المستفيدين.
3- القيام بعملية اختيار مناسبة للمواد المكتبية وفق سياسة واضحة ومكتوبة.
4- التزويد أو توفير المواد المكتبية التى تم اختيارها بطرق مناسبة.
5- القيام بعمليات الصيانة والجرد والتعشيب والاستبعاد للمواد المكتبية.
6- التقييم المستمر لمجموعات المكتبة وفق سياسة مناسبة

طرق التزويد

الشراء
يعتبر الشراء هو المصدر الرئيسى لتزويد المكتبة بالمواد المكتبية وتتوقف اهمية هذا المصدر فى تنمية مقتنيات المكتبة على حجم المبالغ المخصصة لشراء المواد المكتبية


التبادل
هي عملية مقايضة بمصادر
المعلومات مع المكتبات الأخرى , وتستخدم في ذلك المصادر المتاحة للمكتبة سواء تلك من إصداراتها أو من المؤسسة ألام التي تتبعها المكتبة أو تلك التي قل استخدامها من مصادر المكتبة أو وصلت إليها كهدايا مكررة أو غير مناسبة .

الإهداء
وهو من مصادر تنمية وبناء المجموعة المكتبية حيث يهدى شخص أو هيئة أو مكتبة أخرى مصادر معلومات مجانية للمكتبة دون مقابل .

الإيداع القانوني

هو إيداع نسخ مجانية من مصادر المعلومات المنشورة في مكتبات معينة وأحيانا ما يفرض على الناشر أو الطابع أو المؤلف أو أكثر من واحد منهم معا طبقا لتشريع تصدرة جهة رسمية في الدولة وذلك في مقابل حفظ حقوقهم الخاصة بتلك المصادر , كما تفرض عليهم الغرامات أحيانا عند عدم اتباعها

اسباب الاتجاه الى التزويد الالى
1- تنوع وتعدد اشكال المواد المكتبية
2- تباعد مصادر الحصول على المواد المكتبية
3- التطور الهائل فى تكنولوجيا الحاسبات الالكترونية وسهولة الافادة منها فى المكتبات


نظم التزويد االالى


وظائف وفعاليات نظام التزويد الالى:يجب أن يكون النظام الالى للتزويد قادر على تنفيذ الوظائف التالية :


1- فعالية الطلبات

أي طلب كل أنواع مصادر المعلومات وأوعيتها
وهنا لا بد من وجود ملف متكامل لكل موجودات المكتبة والمعلومات البيليوغرافية المتكاملة للكتب والمواد الثقافية الأخرى بكل أشكالها وأنواعها حيث يتم تدقيقه عن كل طلب جديد للتأكد من عدم وجوده بين مجموعة المكتبة . وعند وصول الكتاب أو المادة إلى المكتبة يجب أن يؤشر ذلك مع تاريخ الوصول.
2. متابعة الطلبات
والتي يتضمن إرسال كتب ( مراسلات er mail ) بريد/ فاكس إلى المجهزين ومزودي الكتب والمواد الأخرى في حالة تأخر الإستلام حيث يتم تحديد حقل خاص فـي القاعـدة يعرف بـ Claim date field تقرره المكتبة يحدد فيه تاريخ معين يتم فيه إعداد خطابات أو مراسلات المتابعة. كي يمكن إجراء العملية يدوياً لتدقيق ملفات الطلبات وتحديد ما هي الكتب المتأخرة، ترسل المتابعات ويمكن وضع حقل خاص لتاريخ أو تواريخ كتابة المتابعات.
3. استلام الطلبات
وهي مجموعة من الحقول تعكس وصول المادة / تاريخ الوصول أو الاستلام وهل هنالك فاتورة رقم الفاتورة / السعر / أو بدون فاتورة . فالمكتبة تستلم الكثير من المطبوعات دون شراء إذا كان هدية أو تبادل.
04إلغاء الطلبات
حيث يتم إلغاء بعض الطلبات إذا كان غير موجود أو نافذ من مخازن المجهزين وتصمم بعض الحقول في التسجيلة لتحقيق هذا الشيء


5 إرجاع الطلبات
حيث تقوم المكتبة في بعض الأحيان بإعادة الكتب أو المواد ثانية إلى المجهزين مثل : وصولها بحالة تالفة أو أن الكتب غير مطلوبة ولم تطلب أصلاً وليس عناوينها مدرجه في الفاتورة أو جاءت بالغلط أي ليس المطلوبة فعلاً ويمكن للقسم أن يكتب رسالة أو e- mail يبلغ فيها المجهز هذا الموضوع لأن هذا الإجراء فيه تبعات مالية. حيث يتم استرجاع المبلغ أو المبالغ المجهزين لاحقاً.
6 الإحصاءات والتقارير
وهي المخرجات التي يمكن الحصول عليها فيما يتعلق بكل فعاليات التزويد، وعلى سبيل المثال : عدد الطلبات في فترة زمنية محددة/ عدد الطلبات التي تم استلامها/ عدد الطلبات التي تم إلغاؤها أو إرجاعها، عدد الطلبات من المجهز الواحد وهكذا


اختيار الكتب والمصادر الأخرى عبر مواقع الإنترنت


يحتاج نظام التزويد في المكتبات المحوسبة والرقمية إلى وسائل مناسبة لمراجعة الكتب والمصادر التقليدية والإلكترونية الصادرة عبر الإنترنت. وهناك عدد من المواقع التي تساعد موظف التزويد في المكتبة على اختيار المناسب منها، مثل موقع (all book store)وموقع كل متاجر الكتب، أو (all book store) على الإنترنت، متخصص بتجارة الكتب، لا يبيع الكتب فحسب وإنما يقدم للمستخدمين خدمة فريدة من نوعها أيضاً، تتعلق ببدائل لإيجاد أقل عناوين الكتب سعراً، عن طريق عمل مقارنة الأسعار ما بين (26) موقع إلكتروني لتجارة الكتب، الجديدة منها والمستخدمة. كذلك تشمل المقارنة أجور الشحن، ومدة التوصيل، وطبيعة الكتب من حيث كونها جديدة أو مستعملةوعلى الرغم بأن هذا الموقع لا يبيع الكتب للمستخدمين، بل يعمل المقارنات المذكورة، إلا أنه يستطيع أن يربط المستخدم إلى أي من مواقع بيع الكتب المختارة


.ولغرض التعرف على أقل الأسعار بالنسبة للكتب المختارة ينبغي على المستخدم اتباع الخطوات التالية:
أ. البحث عن الكتاب الذي يحتاجه المستخدم، عن طريق اسم المؤلف والعنوان، أو عن طريق الكلمات المفتاحية أو الرقم المعياري الدولي كذلك بالإمكان التعرف على الكتب من خلال موضوعاتها.
ب. عند ايجاد الكتاب المطلوب، يقوم المستخدم بالضغط على عبارة قارن الأسعارعند ذلك يقوم الموقع بعمل مقارنة الأسعار في مجمل متاجر الكتب التي تمتلك الكتاب (أو الكتب) بغرض تأشير السعر الأقل، وعرض النتيجة للمستخدم.
ج. يستطيع المستخدم اختيار متجر الكتب ( الأقل سعراً) الذي يرغب في شراء الكتاب منه، وذلك بالضغط على مفتاح أشتريه
د. بعد ذلك يستطيع المستخدم الانتقال مباشرة إلى المتجر المعني، حيث يستطيع اتمام اجراءات الشراء والاقتناء المناسبة


المراجع


احمد على محمد تاج .اسس اختيار وتنمية مجموعات المكتبة


ياسر يوسف عبد المعطي . تنمية المجموعات في المكتبات ومراكز المعلومات .الكويت : شركة المكتبات الكويتية . الطبعة الأولى , 1993م.

غالب عوض النوايسة . تنمية المجموعات المكتبية في مراكز المعلومات .عمان : دار الفكر للطباعة والنشر والتوزيع .الطبعة الأولى , 2000م

بناء وتنمية المجموعة المكتبية : متاحة من خلال
www.lib4arab.com/vb/showthread.php?t=520 - 51k -.

عامر قنديلجى – ايمان السامرائى جامعة المنوفية

المقدمة
مما لا شك فيه ان التزويد من اهم العمليات التى تتم فى المكتبة – ومن هنا يمكن القول ان عملية التزويد واحدة من من أهم العمليات المكتبية بشكل عام والعمليات الفنية بشكل خاص فهو المبرر الأساسي لوجود المكتبة لكونة يوفر ما يحتاج المستفيد من مصادر المعلومات
كما ان للتزويد اهميته فى زيادة حجم المقتنيات مما يزيد من كفاءتها فى تلبية احتياجات مجتمع المكتبة من المعلومات

تعريف عملية التزويد
التزويد لغويا من الزيادة ويعنى اضافة مواد مكتبية جديدة الى الرصيد الحالى من المواد المكتبية حيث ان الهدف من هذه العملية هو تلبية احتياجات مجتمع المكتبة الى المعلومات بالاضافة الى معالجة مواطن الضعف فى المجموعة الحالية

وهو يعنى ايضا اقتناء المزيد من المواد المكتبية من مصادرها المختلفة ووفق الاسس المحددة لاختيار هذه المواد

وهو عملية متابعة الإجراءات التي تتخذها المكتبة من اجل الحصول على مصادر المعلومات التي تم اختيارها , ولا تقتصر عملية التزويد على تأمين مصادر المعلومات التي تم اختيارها للمكتبة من خلال قبول الهدايا أو التبادل بين المكتبات والشراء التعاوني لمصادر المعلومات بل تتضمن شراء المصادر أيضا .

ويطلق مصطلح تنمية المجموعات على عدد من العمليات المكتبية التى لا تقتصر على عمليات التزويد كما يظن البعض، بل تتضمن العمليات التالية :-
1- التعرف على مجتمع المستفيدين من حيث خصائصهم وحاجاتهم للمعلومات.
2- تطوير سياسة لبناء وتنمية المجموعات قادرة على إشباع حاجات المستفيدين.
3- القيام بعملية اختيار مناسبة للمواد المكتبية وفق سياسة واضحة ومكتوبة.
4- التزويد أو توفير المواد المكتبية التى تم اختيارها بطرق مناسبة.
5- القيام بعمليات الصيانة والجرد والتعشيب والاستبعاد للمواد المكتبية.
6- التقييم المستمر لمجموعات المكتبة وفق سياسة مناسبة

طرق التزويد

الشراء
يعتبر الشراء هو المصدر الرئيسى لتزويد المكتبة بالمواد المكتبية وتتوقف اهمية هذا المصدر فى تنمية مقتنيات المكتبة على حجم المبالغ المخصصة لشراء المواد المكتبية


التبادل
هي عملية مقايضة بمصادر
المعلومات مع المكتبات الأخرى , وتستخدم في ذلك المصادر المتاحة للمكتبة سواء تلك من إصداراتها أو من المؤسسة ألام التي تتبعها المكتبة أو تلك التي قل استخدامها من مصادر المكتبة أو وصلت إليها كهدايا مكررة أو غير مناسبة .

الإهداء
وهو من مصادر تنمية وبناء المجموعة المكتبية حيث يهدى شخص أو هيئة أو مكتبة أخرى مصادر معلومات مجانية للمكتبة دون مقابل .

الإيداع القانوني

هو إيداع نسخ مجانية من مصادر المعلومات المنشورة في مكتبات معينة وأحيانا ما يفرض على الناشر أو الطابع أو المؤلف أو أكثر من واحد منهم معا طبقا لتشريع تصدرة جهة رسمية في الدولة وذلك في مقابل حفظ حقوقهم الخاصة بتلك المصادر , كما تفرض عليهم الغرامات أحيانا عند عدم اتباعها

اسباب الاتجاه الى التزويد الالى
1- تنوع وتعدد اشكال المواد المكتبية
2- تباعد مصادر الحصول على المواد المكتبية
3- التطور الهائل فى تكنولوجيا الحاسبات الالكترونية وسهولة الافادة منها فى المكتبات


نظم التزويد االالى


وظائف وفعاليات نظام التزويد الالى:يجب أن يكون النظام الالى للتزويد قادر على تنفيذ الوظائف التالية :


1- فعالية الطلبات

أي طلب كل أنواع مصادر المعلومات وأوعيتها
وهنا لا بد من وجود ملف متكامل لكل موجودات المكتبة والمعلومات البيليوغرافية المتكاملة للكتب والمواد الثقافية الأخرى بكل أشكالها وأنواعها حيث يتم تدقيقه عن كل طلب جديد للتأكد من عدم وجوده بين مجموعة المكتبة . وعند وصول الكتاب أو المادة إلى المكتبة يجب أن يؤشر ذلك مع تاريخ الوصول.
2. متابعة الطلبات
والتي يتضمن إرسال كتب ( مراسلات er mail ) بريد/ فاكس إلى المجهزين ومزودي الكتب والمواد الأخرى في حالة تأخر الإستلام حيث يتم تحديد حقل خاص فـي القاعـدة يعرف بـ Claim date field تقرره المكتبة يحدد فيه تاريخ معين يتم فيه إعداد خطابات أو مراسلات المتابعة. كي يمكن إجراء العملية يدوياً لتدقيق ملفات الطلبات وتحديد ما هي الكتب المتأخرة، ترسل المتابعات ويمكن وضع حقل خاص لتاريخ أو تواريخ كتابة المتابعات.
3. استلام الطلبات
وهي مجموعة من الحقول تعكس وصول المادة / تاريخ الوصول أو الاستلام وهل هنالك فاتورة رقم الفاتورة / السعر / أو بدون فاتورة . فالمكتبة تستلم الكثير من المطبوعات دون شراء إذا كان هدية أو تبادل.
04إلغاء الطلبات
حيث يتم إلغاء بعض الطلبات إذا كان غير موجود أو نافذ من مخازن المجهزين وتصمم بعض الحقول في التسجيلة لتحقيق هذا الشيء


5 إرجاع الطلبات
حيث تقوم المكتبة في بعض الأحيان بإعادة الكتب أو المواد ثانية إلى المجهزين مثل : وصولها بحالة تالفة أو أن الكتب غير مطلوبة ولم تطلب أصلاً وليس عناوينها مدرجه في الفاتورة أو جاءت بالغلط أي ليس المطلوبة فعلاً ويمكن للقسم أن يكتب رسالة أو e- mail يبلغ فيها المجهز هذا الموضوع لأن هذا الإجراء فيه تبعات مالية. حيث يتم استرجاع المبلغ أو المبالغ المجهزين لاحقاً.
6 الإحصاءات والتقارير
وهي المخرجات التي يمكن الحصول عليها فيما يتعلق بكل فعاليات التزويد، وعلى سبيل المثال : عدد الطلبات في فترة زمنية محددة/ عدد الطلبات التي تم استلامها/ عدد الطلبات التي تم إلغاؤها أو إرجاعها، عدد الطلبات من المجهز الواحد وهكذا


اختيار الكتب والمصادر الأخرى عبر مواقع الإنترنت


يحتاج نظام التزويد في المكتبات المحوسبة والرقمية إلى وسائل مناسبة لمراجعة الكتب والمصادر التقليدية والإلكترونية الصادرة عبر الإنترنت. وهناك عدد من المواقع التي تساعد موظف التزويد في المكتبة على اختيار المناسب منها، مثل موقع (all book store)وموقع كل متاجر الكتب، أو (all book store) على الإنترنت، متخصص بتجارة الكتب، لا يبيع الكتب فحسب وإنما يقدم للمستخدمين خدمة فريدة من نوعها أيضاً، تتعلق ببدائل لإيجاد أقل عناوين الكتب سعراً، عن طريق عمل مقارنة الأسعار ما بين (26) موقع إلكتروني لتجارة الكتب، الجديدة منها والمستخدمة. كذلك تشمل المقارنة أجور الشحن، ومدة التوصيل، وطبيعة الكتب من حيث كونها جديدة أو مستعملةوعلى الرغم بأن هذا الموقع لا يبيع الكتب للمستخدمين، بل يعمل المقارنات المذكورة، إلا أنه يستطيع أن يربط المستخدم إلى أي من مواقع بيع الكتب المختارة


.ولغرض التعرف على أقل الأسعار بالنسبة للكتب المختارة ينبغي على المستخدم اتباع الخطوات التالية:
أ. البحث عن الكتاب الذي يحتاجه المستخدم، عن طريق اسم المؤلف والعنوان، أو عن طريق الكلمات المفتاحية أو الرقم المعياري الدولي كذلك بالإمكان التعرف على الكتب من خلال موضوعاتها.
ب. عند ايجاد الكتاب المطلوب، يقوم المستخدم بالضغط على عبارة قارن الأسعارعند ذلك يقوم الموقع بعمل مقارنة الأسعار في مجمل متاجر الكتب التي تمتلك الكتاب (أو الكتب) بغرض تأشير السعر الأقل، وعرض النتيجة للمستخدم.
ج. يستطيع المستخدم اختيار متجر الكتب ( الأقل سعراً) الذي يرغب في شراء الكتاب منه، وذلك بالضغط على مفتاح أشتريه
د. بعد ذلك يستطيع المستخدم الانتقال مباشرة إلى المتجر المعني، حيث يستطيع اتمام اجراءات الشراء والاقتناء المناسبة


المراجع


احمد على محمد تاج .اسس اختيار وتنمية مجموعات المكتبة


ياسر يوسف عبد المعطي . تنمية المجموعات في المكتبات ومراكز المعلومات .الكويت : شركة المكتبات الكويتية . الطبعة الأولى , 1993م.

غالب عوض النوايسة . تنمية المجموعات المكتبية في مراكز المعلومات .عمان : دار الفكر للطباعة والنشر والتوزيع .الطبعة الأولى , 2000م

بناء وتنمية المجموعة المكتبية : متاحة من خلال
www.lib4arab.com/vb/showthread.php?t=520 - 51k -.

عامر قنديلجى – ايمان السامرائى